合同管理是采购管理中的一项重要环节,涉及合同洽谈、草拟、签订、生效、履行、失效全过程。随着企业业务规模的发展壮大,企业与各类供应商之间的合作往来更加频繁,需要签署和管理的合同文件也不断增多,如何提升合同管理效率成为企业亟需解决的问题。
目前,传统的纸质合同管理模式存在以下诸多问题,难以满足企业高效、便捷、安全的管理需求。
1. 人工管理效率低:在传统管理方式下,合同的创建、审批、签署、存档等流程全部需要依靠人工操作,效率低下而且容易出错或遗漏。
2. 合同模板不规范:合同起草过程中缺乏固定、规范的合同模板,合同条款不全面且格式混乱,导致审核成本和法律风险高。
3. 合同协同效率低:由于合同条款需要反复修改和协商,合同文档在企业内部及采供双方之间流转速度慢,审批流程复杂耗时,协同效率低。
4. 合同签署易篡改:纸质合同在签署过程中需要线下打印、邮寄,耗费成本和资源,而且容易出现盗用、私刻公章和篡改合同等现象,存在潜在的安全风险。
5. 合同执行难跟踪:传统的合同管理通常需要工作人员手动建立合同台账,难以实时监测并更新合同履约信息,合同到期提醒不及时,可能导致续约或终止延误。
6. 合同归档检索难:纸质合同数量多存放周期长,存储需要占据大量空间而且容易遗失,查找调阅需要耗费大量时间和人力,导致信息检索和共享困难。
随着企业规模扩大以及业务范围增加,传统、粗放的合同管理模式已经无法适应企业快速发展的需求,以数字技术打造智能化、系统化、精细化的合同管理体系,不仅能够提高合同管理效率,还能有效增强合规性、管控潜在风险。针对企业合同管理需求,隆道为企业提供便捷、高效、安全的一站式数字化合同管理产品,助力企业升级管理模式,降低管理成本。
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